Ben jij zelfstandig en organisatorisch ingesteld? Dan is de functie als Projectsecretaris in Rotterdam bij Rijkswaterstaat iets voor jou!
Als Projectsecretaris in Rotterdam bij Rijkswaterstaat ga je werken voor het project A4-Haaglanden-N14. De totale projectorganisatie beslaat uit circa 60 tot 80 medewerkers. Het betreft een grote geplande wegverbreding en herinrichting van de Rijksweg A4 tussen de Ketheltunnel en de aansluiting met de N14 bij Leidschendam-Voorburg.
In deze functie houd jij je zoal bezig met het goed voorbereiden van diverse vergaderstukken (incl. agenda), zodat besluiten efficient genomen kunnen worden. Daarnaast verzorg je de verslaglegging van deze besluiten door middel van notuleren en hou jij de actie- en besluitenlijst bij in een documentmanagementsysteem (Connect).
Samen met de projectmanager en de betreffende clustermanager(s) ben jij als projectsecretaris verantwoordelijk voor het vastleggen van de juiste visie/strategie om het gewenste besluit te krijgen. Daarnaast is de stijl van de beslissingen essentieel en voor elk overleg anders. Als coördinator dien je de juiste stijl te selecteren en samen met clusters dit te realiseren.
Wat zijn jouw taken concreet?
- Overleggen van de projectmanager voorbereiden en afstemmen;
- Organiseren van werksessies;
- Bijspringen bij projectvraagstukken;
- Coördinatie en ondersteuning van de op te leveren stukken van het ingenieursbureau;
- Administratieve ondersteuning.
Als Projectsecretaris in Rotterdam bij Rijkswaterstaat draag je ook zorg voor secretariële werkzaamheden, zoals de (digitale) postverwerking van het project, het aanmelden en ontvangen van interne en externe bezoekers voor het project (bezoekersregistratie), voorraadbeheer kantoorartikelen en het accountbeheer van nieuwe medewerkers van het project. Daarnaast is het opstellen en bijhouden van diverse projectoverzichten zoals smoelenboek, organogram, telefoonlijst, vakantieoverzicht en distributielijst, opleidingslijsten, mailinglijsten, zoneborden en het boeken van (interne en externe) vergaderzalen ook een onderdeel van je functie.
Wie ben jij?
Jij bent een zelfstandige, kritische en zeer aanpakkende persoonlijkheid die het overzicht houdt in stressvolle en onoverzichtelijke situaties. Jij weet hierin de orde te scheppen en anticipeert tijdig waar nodig!
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!
Vul in waar je vergelijkbare vacatures zoekt en vergeet je e-mailadres niet!
We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.
