Personal Assistent in Almelo

Theaterhotel Almelo zoekt:

Functie:

Je werkt in de rol van assistent van onze directeur. De dynamiek in deze rol is hoog met ondersteunende taken, maar ook met taken die door een hoge dosis verantwoordelijkheid en zelfstandigheid gekenmerkt worden.

Taken en verantwoordelijkheden:

Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve werkzaamheden op het gebied van theater, marketing, styling en diverse andere hotel en horeca gerelateerde projecten.

• Je ontzorgt de directeur; je weet wat ze belangrijk vindt. Je bewaakt de tijdplanning, prioriteert en weet feilloos rekening te houden met personen, belangen, tijdsduur en dergelijke;
• Je zorgt dat alles op kantoor op rolletjes blijft lopen als de directeur (externe) afspraken heeft;
• Je zorgt ervoor dat de directeur goed voorbereid is op al haar taken; voorziet haar van relevante informatie en bereidt zelfstandig zaken voor. Hoofd- en bijzaken weet je goed te onderscheiden en te prioriteren;
• Je draagt er zorg voor dat belangrijke externe en interne zaken onder haar aandacht komen; Je kunt zeer goed met vertrouwelijke informatie omgaan; Je functioneert als spin in het web;
• Je organiseert interne en externe meetings; je legt afspraken van deze meetings vast;
• Je start op en bewaakt de follow up van interne en externe projecten; spoort aan en evalueert;
• Je ondersteunt bij de theaterprogrammering en zorgt dat het ticketing systeem optimaal functioneert;

Profiel:

Je bent gewend aan een omgeving waarin veel van je wordt gevraagd en bent niet snel uit het veld geslagen. Je legt makkelijk verbanden.

Je begrijpt ten allen tijde het speelveld van de directeur: bent commercieel, slim, hebt een uitstekend analytisch vermogen en cijfermatig onderlegd. Je hebt het vermogen door te vragen tot je het doel hebt bereikt.

Je bent steeds op zoek naar informatie (intern en extern), kunt deze prioriteren en hier een correcte samenvatting van samenstellen en waardevolle conclusies aan verbinden.

Om hiervoor zorg te dragen ben je in staat je tanden ergens flink in te zetten, schrik je niet af van complexe materie, weet je dankzij je sterke empathische vermogen anderen voor je te winnen. Je bent nuchter, hebt een gezond gevoel voor humor, een groot gevoel van loyaliteit en betrokkenheid, kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan en hebt uiteraard affiniteit met theater en horeca.

Je geniet er van een ander “vleugels” te geven, bent de directeur steeds een stap voor. Je bent een multitasker: brengt structuur aan waar nodig, legt zaken correct vast, denkt mee, draagt zorg voor goede interne en externe communicatie.

Functie eisen:

De organisatie kenmerkt zich door het samenkomen van cultuur en hospitality en door een ondernemend en uitdagend klimaat. De juiste “toon” vinden is daarom essentieel. Bij de ondernemende cultuur past een positieve, proactieve houding.

• Je bezit een hbo-werk/denkniveau;
• Je hebt 3-5 jaar werkervaring als PA of management assistent;
• Je beheerst de gangbare MS Office programma’s en hebt affiniteit met reserveringssystemen;
• Zeer goede communicatieve vaardigheden en interpersoonlijke vaardigheden;
• Resultaat gedreven waarbij het voor jou vanzelfsprekend is dat je verantwoordelijk wordt gehouden voor de resultaten;
• Sterk ontwikkelt probleemoplossend vermogen;
• Je hebt ervaring met commerciële klantcontacten en gevoel voor financiële cijfers;
• Je hebt gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen;
• Je woont maximaal 30 km rond Almelo;
• Je hebt grote affiniteit met theater en horeca.

Wat jij kunt verwachten:

Uiteraard staat daar ook iets tegenover. Onder meer werk je in een prachtig Theaterhotel dat ook goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. Waar een goede werksfeer heerst; informeel naar binnen, waar nodig formeel naar buiten.

Je mag werken in de boeiende wereld waar theater en hospitality samenkomt.
De organisatie is volop in ontwikkeling in veelzijdigheid, hier mag je aan bijdragen.

Wij verzorgen iedere dag een heerlijke lunch, je geniet mee van 10% korting op alle F&B concepten en uiteraard ga je mee naar onze gezellige VrijMiBo’s! Bovendien mag je met voorrang boeken voor de populaire theatervoorstellingen en kun je gebruik maken van een personeelskorting op geselecteerde theatervoorstellingen.

Functie wordt ingedeeld in functiegroep VII, conform horeca CAO.

Reageren?

Herken je jezelf in dit profiel en denk je dat wij graag kennis met je maken, dan nodigen we je uit om vóór 25 maart 2020 per mail (s.vanvlijmen@theaterhotel.nl) te reageren. Sollicitaties die wij in behandeling nemen omvatten een motivatiebrief en een C.V met foto, t.a.v. mevrouw S. van Vlijmen, personeelsfunctionaris. Meer informatie over Theaterhotel Almelo kun je vinden op onze website: www.theaterhotel.nl.