Office Manager Amsterdam

Beschrijving

Wij zijn op zoek naar een gedreven, zelfstandige, proactieve office manager. Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarin je zowel secretarieel, coördinerend als management ondersteunend bezig bent? Lees dan snel verder!

Je zal terecht komen in een klein hardwerkend team, waarbinnen je een zeer zelfstandige rol aanneemt. Ben jij iemand die initiatief neemt, overzicht en deadlines bewaakt en oplossingsgericht kan denken? Beschik jij bovendien over een sterk inlevingsvermogen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De afdeling waar je komt te werken richt zich op onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek. Middenin deze informele omgeving waarin op hoog niveau gewerkt wordt ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning bij de afdeling Scheikunde en Farmaceutische wetenschappen.

In deze veelzijdige functie bied je leidinggevenden en stafleden organisatorische en administratieve ondersteuning.

Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Het beheren van de agenda's voor het inplannen van (complexe) afspraken;
• Het boeken van reizen, vergaderruimten en catering;
• Het aanvragen van toegangspassen voor nieuwe gasten, studenten en medewerkers;
• Het verzorgen van notulen, in het Nederlands en Engels;
• Het beheren van de afdelingswebsite;
• Het bijhouden van lijst met alumni en helpen met mailing en de organisatie van bijeenkomsten;
• Het zelfstandig oppakken van reguliere ondersteunende secretariële werkzaamheden, zoals: kantoorartikelen bestellen, administratieve ondersteuning bij werving en selectieprocedures;
• Ondersteuning bij promotietrajecten en plechtigheden;
• Hiernaast vele Ad hoc werkzaamheden die per dag zullen verschillen;
• Assisteren bij organisatie van evenementen.

Wat neem je mee:

• HBO of WO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur minimaal 1- 2 jaar werkervaring als secretaresse en/of management assistent;
• Je kunt goed overweg met het Microsoft Officepakket en andere systemen en softwarepakketten;
• Je beschikt over een zeer goede kennis en beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent stressbestendig, hebt een dienstverlenende instelling en je hebt goede contactuele en schriftelijke vaardigheden.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

HBO

Plaats

Amsterdam

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)