Bestuursassistent bij het Mediacollege Amsterdam (0,8 - 1,0 fte)
Het Mediacollege Amsterdam is op zoek naar een enthousiaste, energieke, attente en vlotte bestuursassistent, die graag het College van Bestuur (CvB) wil ondersteunen.
Deze baan past bij jou
Bij het Mediacollege Amsterdam is geen dag hetzelfde. Daardoor biedt deze fantastische baan veel uitdaging en afwisseling. Je bent een belangrijke schakel tussen het CvB en de organisatie en een topper als het gaat om het bieden van secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning. Je regelt en organiseert dingen graag, legt gemakkelijk contact met medewerkers en weet snel wat er speelt binnen onze instelling. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en bent de ogen en oren van het bestuur. Je laat het bestuur verbazen door jouw proactieve, attente en vlotte manier van werken.
Prima salaris, eindejaarsuitkering, veel vakantie, fijne werk-privé balans en meer!
De cultuur binnen onze instelling is informeel, professioneel en innoverend. Wij bieden in eerste instantie een jaarcontract aan voor 4 of 5 dagen per week, ingaande z.s.m. Bij goed functioneren en wederzijdse tevredenheid is er uitzicht op vast. Het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.769,- en € 4.146,- (schaal 9) bij een betrekkingsomvang van 100%. Verder kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, is het in overleg mogelijk om thuis te werken, een royale vakantieregeling, interessante pensioenvoorziening bij het ABP, een reisvergoeding woon-werk en een bijdrage in de ziektekosten. De overige arbeidsvoorwaarden zijn conform cao-mbo en te downloaden via www.mboraad.nl onder publicaties.
Werkzaamheden
- Bewaken en stroomlijnen van besluitvormingsprocessen en procedures;
- Bijhouden van relevante wet- en regelgeving en de bestuurssecretaris hierop attenderen;
- Signaleren en verspreiden van relevante informatie ten behoeve van het managementteam;
- Verzamelen, ordenen en bewerken van documenten en gegevens ten behoeve van het opstellen van managementinformatie, rapportages en notities opstellen;
- Zorgdragen dat besluiten en vastgestelde documenten op het intranet wordt gezet;
- Coördineren van de voorbereiding van bestuurlijke overleggen, beheren en bewaken van agenda’s en regelen van afspraken;
- Tijdig zorgdragen voor de juiste vergaderstukken, notuleren op laptop en bewaken van genomen besluiten;
- Zorgdragen voor juiste en fijn leesbare verslagen, opstellen van brieven, mails, nota’s en inkomende mail/ post en telefoongesprekken inschatten op belang en urgentie;
- Doornemen van weekactiviteiten en aanbrengen van samenhang tussen verschillende activiteiten;
- Ordenen en bijhouden van het digitale en fysieke archief;
- Als aanspreekpunt fungeren voor zowel interne als externe personen over secretariële en organisatorische Zaken.
Tot slot lever je een bijdrage aan het organiseren van in- en externe activiteiten en zet je je graag in voor events, waar het bestuur bij betrokken is.
Wat breng je mee?
Je hebt minimaal een hbo werk- en denkniveau en bent een opgeleide directiesecretaresse/ management assistente. Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar relevante ervaring in een soortgelijke functie. Het is een pré als je deze ervaring hebt opgedaan in het onderwijs. Je bent vaardig in agendabeheer en het plannen, organiseren en coördineren van activiteiten. Je bezit uitstekende digitale vaardigheden en kunt goed overweg met MS Office en Teams. Je kunt goed zelfstandig werken en bent communicatief zeer vaardig (zowel mondeling als schriftelijk), sensitief en legt gemakkelijk contact met anderen. Ook ben je loyaal, integer en kun je discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
Je vindt het leuk om bezoekers te ontvangen. Vanzelfsprekend lever je kwaliteit, wil je graag resultaten boeken en ben je op je best in hectische flexibele omstandigheden. Met je enthousiaste, representatieve, proactieve en servicegerichte houding doe je ons keer op keer versteld staan.
Mediacollege Amsterdam
Het Mediacollege Amsterdam is de vakschool in de mediabranche met hoogwaardige opleidingen op vmbo- en mbo-niveau. Jaarlijks volgen ruim 2900 studenten/ leerlingen beroepsopleidingen verzorgd door ongeveer 290 enthousiaste medewerkers. Het onderwijs wordt gegeven op drie locaties in Amsterdam. De hoofdlocatie is gevestigd aan de Contactweg 36.
Wil je solliciteren?
Upload jouw sollicitatie via de sollicitatiebutton. Heb je vragen? Mail deze via a.tempelaar@ma-web.nl naar Anton Tempelaar, HR adviseur.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.