Management assistent in Den Haag

Beschrijving

Functie­omschrijving

Je wordt een belangrijke schakel tussen de Rijksoverheid en de samenleving wanneer je als management assistent komt werken voor de directie Participatie (DP). Deze directie betrekt burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties bij beleidsprocessen en geeft hen een stem. Jij bent onmisbaar in het ondersteunen van deze processen en zorgt er dus voor dat geluiden vanuit de samenleving het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) binnenkomen. Interesse gewekt? Solliciteer direct!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Dit doe je in de eerste plaats door de directeur te helpen met het beheren van haar agenda en het opvangen en afhandelen van telefoongesprekken. Je bent ons visitekaartje naar buiten toe. Daarnaast ondersteun je ook andere leden van het management team en een aantal teams binnen de directie. Zo ondersteun je het team participatieadvies bij de organisatie van evenementen én bij het opstellen van een agenda. Daarnaast maak je een verslag van het tweewekelijks teamoverleg en het kennisknooppunt van de directie.

Andere werkzaamheden waar je mee bezig bent zijn:

• het op de juiste wijze afhandelen van de stukkenstroom waaronder nota's en brieven
• het ontvangen van bezoekers
• het verzorgen van een vergaderlocatie/catering/vervoer
• het plannen en organiseren van overleggen en
• het controleren van bestellingen en facturen

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Werken in een hecht en gezellig team? Dat zie jij wel zitten! Omdat wij een relatief kleine directie vormen van zo'n 40 mensen is de sfeer informeel en de organisatie plat, met nauwelijks hiërarchie. Jij vindt het fijn om op vaste dagen op kantoor te werken, zodat jullie elkaar regelmatig zien en veel oog en oor voor elkaar hebben. Je krijgt energie van het goed en gezellig met elkaar omgaan. En niet alleen binnen de kantoordeuren, ook daarbuiten! Met enige regelmaat organiseren we activiteiten buiten de deur waar je gezellig in meegenomen wordt en waarin we niet alleen over werk praten.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!
Of wil je meer weten over deze functie? Dat kan natuurlijk ook! Neem dan gerust contact op met Tom Schuurmans, coördinator secretariaat, via 06-25309969. Hij staat je graag te woord.

Functie-eisen

• je hebt aantoonbare werkervaring in de rol van management assistent of secretariaatsmedewerker
• je bent nieuwsgierig en onderzoekt de wensen van de klant zodat je hierop kan inspelen
• maken van een realistische raming van de tijd, mensen en middelen die voor het werk nodig zijn en de planning afstemmen op lopende processen en ontwikkelingen
• werkt samen met anderen aan een gezamenlijk doel en stemt je werk hierop af
• je hebt kunt goed uit de voeten met de programma's van Microsoft Office

Je herkent je in de volgende eigenschappen

Je hebt het regelen in de vingers en hebt je zaken goed op orde. Je werkt nauwkeurig en bent punctueel. Dat is belangrijk want veel collega's zijn van jou afhankelijk voor het inplannen van hun afspraken, het aanleveren van documenten of het aanspreken of ontvangen van bezoekers. Je hebt een luisterend oor en oog voor de fijne dingen. Jouw collega's kunnen op je rekenen. Je staat open voor vragen en reageert snel. Daarnaast toon je eigenaarschap in je werk en ben je proactief. Als een collega even omhoog zit help je waar nodig.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau schaal 7
• Maand­salaris Min €2.693 - Max. €3.477 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week 28
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• als je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek vragen we je mogelijk een e-assessment te maken. Dit is geen selectie-instrument. Het rapport dat uit het assessment volgt, is bedoeld als input voor het gesprek
• om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces. Een assessment en het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

Middelbare school

Plaats

Den Haag

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)